ஒரு அலுவலகம் (Office)-ஐ சீராக பராமரிக்க வேண்டுமென்றால், அது தொழில்நுட்பம், மனித வளம், அழகு, மற்றும் அரசு ஒழுங்குமுறைகள் ஆகிய அனைத்தையும் உள்ளடக்கியது. சிறப்பாக பராமரிக்கப்படும் அலுவலகம் தான் நல்ல வேலைநிலை, தொழில்திறன், மற்றும் பாடுபடும் ஊழியர்கள் ஆகியவற்றை உருவாக்கும்.
ஒரு Office பராமரிக்க தேவையான முக்கிய அம்சங்கள்:
1. அழுக்குத்தன்மையில்லா, சுத்தமான சூழல்:
தினசரி அலுவலகம் முழுவதும் தூய்மையாக்கம் செய்யவேண்டும்.
டெஸ்க், லாபி, மேசை, கணினி மேற்பரப்புகள்—all to be wiped down.
வாரம் ஒரு முறை தொற்று நீக்கும் சுத்தம் (Deep Sanitization) செய்தல்.
Restroom-கள், pantry பகுதியில் அதிக கவனம்.
2. IT வசதிகள் பராமரிப்பு (Computer / Network):
System administrator ஒருவர் அல்லது support vendor இருக்க வேண்டும்.
Software, hardware, internet, server – எல்லாமும் up-to-date இருக்க வேண்டும்.
Data backup வழிமுறை கடைப்பிடிக்கப்பட வேண்டும்.
3. அலுவலக வசதிகள் (Facilities):
மின் இணைப்பு, இயந்திரங்கள் (AC, Printer, Fan, etc.) சரிவர வேலை செய்கின்றனவா என்று வாரம் ஒரு முறை சோதிக்க வேண்டும்.
அணிவகுப்பு – chairs, desks, files – ஒழுங்காக வைக்கப்பட வேண்டும்.
பாதுகாப்புக்காக CCTV, Fire extinguisher, Exit plan போன்றவை இருக்க வேண்டும்.
4. ஊழியர் மேலாண்மை (HR/Admin):
ஊழியர்கள் சரியாக நேரம் தவறாமல் வருகிறார்களா?
அவர்கள் தேவைகளை கவனிக்கவும் (Ergonomic chairs, tea break, mental wellness).
Monthly feedback session / performance tracking வைத்தல்.
கேட்கும் எண்ணங்களை நேர்மையாகச் சேகரித்து செயல்படுதல்.
5. பதிவுகள் மற்றும் ஆவண மேலாண்மை:
பில்லிங், சாலரி, vendor bills, client agreements போன்றவை digital records ஆகவும், physical files ஆகவும் வைத்திருத்தல்.
Audit அல்லது legal தேவைக்காக file maintenance மிக முக்கியம்.
6. மின் பயன்பாடு & சேமிப்பு:
உபயோகிக்காத fan/light/AC ஆகியவை அணைக்க சொல்லுங்கள்.
Energy efficient LED, star-rated devices பயன்படுத்து.
UPS / Generator செயல்திறன் பராமரிக்கப்படவேண்டும்.
7. பாதுகாப்பு & அனுமதி முறை:
உள்நுழைவு – வேலையாளர் ID card, visitor log.
Data Security – password, antivirus, firewall போன்ற பாதுகாப்பு.
Emergency procedures – fire drill, first-aid training.
8. அரசு மற்றும் சட்ட ஒழுங்குகள்:
Shops & Establishments Act, GST, PF, ESI, Labour Act உள்ளிட்ட சட்டங்களுக்கேற்ப office இயங்க வேண்டும்.
பட்டியல் பதிவு, Attendance, Leave Register – அனைத்தும் வைத்திருக்க வேண்டும்.
9. வளர்ச்சிக்கு உந்துதல்:
உழைப்பாளர்களுக்கு சிறு training programs, motivation meets.
Office culture – transparency, respect, productivity ஆகியவற்றை வளர்த்தல்.
பராமரிப்பு To-do List (உதாரணம்):
| பணிகள் | அடிக்கடி செய்ய வேண்டிய காலம் |
|---|---|
| அலுவலக சுத்தம் | தினமும் |
| கணினி பராமரிப்பு | வாரம் / மாதம் |
| பில்லிங் / ஆவண ஒழுங்கு | வாரம் ஒரு முறை |
| ஊழியர் சந்திப்பு | மாதம் ஒரு முறை |
| மின் சாதன சோதனை | மாதம் / 3 மாதம் |
| CCTV, Fire safety | 6 மாதம் ஒரு முறை |
உதவிக்கருவிகள்:
Google Workspace / Microsoft 365 – Team coordination
Zoho People / greytHR – Employee records
Tally / QuickBooks – Accounting
Trello / Asana – Task tracking
